关于印发《宁夏回族自治区纸质档案数字化操作规范(试行)》的通知
来源： 发布人：站点管理员 发布时间：2014-02-26 浏览次数： 次
关于印发《宁夏回族自治区纸质档案数字化操作规范(试行)》的通知
宁档发〔2013〕46号
各市、县（区）档案局，区直各机关、企业、事业单位：
根据我区档案信息化建设发展的需要，为了切实做好档案的数字化处理工作，现将《宁夏回族自治区纸质档案数字化操作规范（试行）》印发给你们。请在数字化工作中执行。
联系人：丁钰镔
联系电话：0951-6667035 18795281735
宁夏回族自治区档案局
2013年8月30日
宁夏回族自治区纸质档案数字化操作规范（试行）
本规范根据国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31—2005)制定，适用于全区各级档案馆（室）的数字化工作，其它单位可参照执行。
1数字化处理的档案范围
包括文书档案、专门档案、科技档案等纸质档案。
1.1文书档案： 文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。
1.2专门档案：专门档案是指机关、团体、企事业单位及其他社会组织（以下简称“单位”），在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。其中包括会计档案、审计档案、人事档案、诉讼档案、公证档案、 艺术档案、病历档案、教学档案、地名档案、标准档案、商标档案等。
1.3科技档案：科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。其中包括工业生产技术档案、农业生产技术档案、基本建设档案、设备档案、科学研究档案、医疗卫生档案、天文档案、气象档案、地质档案、测绘档案、地震档案、水文档案、环境保护档案等。
2纸质档案数字化基本要求
2.1基本环节：纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、数据管理等。
2.2过程管理：应加强纸质档案数字化各环节的安全管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
3档案整理
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。
3.1目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。
3.2拆除装订
在不去除装订物情况下，影响扫描工作的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
3.3页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
3.4档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工交接登记表（见附件1），详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
3.5装订
扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持卷内文件的顺序不变，认真校对可能出现的装订不齐、漏页、页码颠倒等问题。
4档案扫描
4.1扫描方式
4.1.1根据档案幅面的大小(A4、B5等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
4.1.纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率；不适合拆卷的档案可采用零边距扫描仪或者是相机拍摄的方式。
4.2扫描文件存放方式和命名
4.2.1传统卷整理
传统卷整理即文书立卷改革前（2000年前）所用的文书档案整理方式，以卷为单位。目录分为案卷级目录和卷内文件级目录。
文件以两级文件夹保存：以全宗为单位建立第一级文件夹，以“全宗号-全宗名称-保管期限”命名。全宗文件夹下，每个案卷形成第二级文件夹，以“案卷号”命名。“案卷号”文件夹存储文件，每份文件形成一个多页Tiff，存储于对应的案卷文件夹下，以传统卷文件级档号命名，即：全宗号-目录号-案卷号-起始页次，其中全宗号为足4位，目录号为足3位，案卷号为足4位，起始页次是某一案卷中某一份文件的起始页号，为足3位，（不足位要在前加‘0’补足位），组成项中间由半角的减号字符分隔开。如立档单位是中共宁夏回族自治区党委办公厅，其1983年形成的长期保存的第123卷档案的起始页次为第30页的一份文件，可标识为0057--002-0123-030。目录号按不同保管期限设置， 001表示永久，002表示长期，003表示短期。
4.2.2简化整理
简化整理是文书立卷改革后（2000年后）的文书档案整理方式。以件为单位。目录只有文件级目录。
文件以两级文件夹保存：以全宗为单位建立第一级文件夹，以“全宗号-全宗名称-保管期限”命名。全宗文件夹下，每个年度形成第二级文件夹，以“年度”命名。每份文件形成一个多页Tiff，存储于对应的年度文件夹下，以简化整理文件级档号命名，即：全宗号-年度-保管期限-机构（问题）-件号，没有按机构或问题分类的单位，简化整理文件级档号由全宗号-年度-保管期限-件号组成。其中全宗号为足4位，年度为足4位，保管期限：永久用Y表示，定期的用30年，10年表示，件号为足3位，（其中全宗号、件号不足位要在前加‘0’补足位），组成项中间由半角的减号字符分隔开。如立档单位是中共宁夏回族自治区党委办公厅，其2013年形成的永久保存的第10份文件，可标识为0057--2013-Y-办公室-010。其中2007年以后形成的文件, 保管期限按照国家档案局8号令要求执行。
4.3扫描色彩模式
4.3.1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。
4.3.2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值模式进行扫描。
4.3.3页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用灰度模式或彩色模式扫描。
4.4扫描分辨率
4.4.1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，文字偏小、密集、清晰度较差可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准。
4.4.2扫描图像缩放比应为100%；用数码相机拍摄时要注意被拍摄物的影像要充满取景框。
4.4.3单色页面档案文件，扫描分辨率—般建议选择150-300dpi。
4.4.4彩色页面档案文件，扫描分辨率可选择300dpi以上参数值进行。
4.4.5 大幅面档案文件，如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪(如AO)、大幅面数码平台、缩微照相后胶片数字转换，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接。扫描分辨率应选择150dpi以上。
5图像处理
5.1图像数据质量检验
5.1.1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，保证扫描后的数字图像清晰，便于清楚阅读，适应各种纸张和手写、印刷字的情况。
5.1.2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
5.1.3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
5.1.4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
5.1.5认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
5.2纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
5.3去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
5.3.1 局部去污，如去除黑边、污点。
5.3.2 整体去污，可—次性去除页面上的污渍。
5.4图像拼接：
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
5.5裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
5.6图像存储
扫描的图像文书档案一般应扫描为TIF格式。为减少磁盘存储空间和方便检索利用，通过格式转换，将多页Tiff格式转换为多页PDF格式，制作一套PDF格式的数字化成果，其中Tiff格式用以保存，PDF格式用以利用，确保两种格式的数字化成果各一套。
6目录建库
6.1数据格式选择
目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档或DBF文件格式进行数据交换，并要按照《宁夏回族自治区档案机读目录移交与接收暂行办法》（宁档发[2013]）中表结构的相关要求进行数据库结构定义。
6.2档案著录
按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。
6.3目录数据质量检查
采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
7 数据挂接
7.1汇总挂接：档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，实现批量、快速挂接。
7.2数据关联：以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时要认真核查每一份图像文件的名称正确与否，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。
7.3认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
8数据验收
8.1数据抽检：以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于10%。
8.2验收指标：目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到98%以上（含98%）时，给予以验收“通过”。
8.3验收审核:验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
8.4验收登记:认真填写纸质档案数字化验收登记表单，见附件2。
9数据备份
定期对服务器的各类数据进行备份，防止数据丢失。
9.1备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。
9.2备份方式:为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，应采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
9.3数据检验:备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
9.4备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
9.5备份登记：填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
10数据的管理
10.1应加强对数字档案的管理，确保其安全、完整和长期可用。
10.2可选用在线和离线方式，配合档案管理软件对数字档案进行管理。
附件1：
纸质档案数字化加工交接登记表（A联）
调卷日期 | 交卷人 （签字） | 接收人 （签字） | |||
全宗号 | 目录号 | ||||
案卷号 | 总页数： | ||||
案卷情况 | |||||
档案馆留存
———————————————————————————————————————
纸质档案数字化加工交接登记表（B联）
清点每份档案的实际页数，对页号错编、漏编等情况进行修正 | ||
2.目录核实 | 根据档案数字化相关标准?核对、规范档案目录著录内容?确认目录与档案实体是否一致,对不规范、错误的档号、题名、责任者、文件起止页号和页数等进行修正 | |
3.拆除装订 | 在确保档案不受损的前提下拆除档案装订物，用浆糊等使档案粘连难以拆除或拆除会 造成档案损坏的，不拆除装订 | |
4.扫描方式确认 | 根据档案纸张的实际情况确认采用快速扫描 或平板扫描，纸张年代久远、过软、过厚、 过薄、破损或字迹不清等，采用平板扫描 | |
5.页面修整 | 页面破损严重、无法直接进行扫描的档案，应交有关部门技术修复后再扫描；折皱不平影响扫描质量的应先压平或用低温熨斗熨平 后再进行扫描 | |
6. 装订 | 扫描完成后，拆除过装订物的档案应清点无遗漏，按顺序排列，恢复装订或根据业主要求改变装订 | |
7. 档案整理登记 | 制作并填写档案数字化整理过程登记表单，详细记录档案的目录更正、拆除装订情况以 及每份文件的起始页号、页数、扫描方式等 | |
适用标准、规范 | 《档案著录规则》、《纸质档案数字化技术规范》、《宁夏回族自治区纸质档案数字化操作规范（试行）》及档案整理相关标准、规范 | |
验收小结 | 验收人： （签名） 年 月 日 | |
纸质档案数字化验收登记表（2）
档案扫描验收表
验收内容 | 验收要求 | 是否符 合要求 （√／×） | |
1.扫描色彩模式选择 | 黑白 二值 | 页面为黑白两色，且字迹清晰、不带插图的档案 | |
灰度 | 页面为黑白，但字迹清晰度差或带有插图的档案 | ||
彩色 | 页面中有红头、印章或有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案 | ||
2.扫描分辨率 | 黑白二值、灰度≥150DPI；彩色≥300DPI | ||
3.扫描登记 | 制作并填写数字化加工登记表单，登记扫描色彩模式、分辨率以及扫描页数，核对每份文件实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致 | ||
4.适用标准、 规范 | 《纸质档案数字化技术规范》、《宁夏回族自治区纸质档案数字化操作规范（试行）》等 | ||
验收小结 | 验收人： （签名） 年 月 日 | ||
纸质档案数字化验收登记表（3）
图像处理验收表
验收内容 | 验收要求 | 是否符 合要求 （√／×） |
1.图像质量 | 图像清晰、完整，反映档案全貌；页面底色、字迹、印章颜色与档案本身颜色相仿，色泽均匀 | |
2.纠偏 | 图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯 | |
3.去污 | 对因档案破损、虫霉或扫描形成的，影响页面美观的污点、黑边等进行去污处理，在不影响可懂度的前提下展现档案原貌 | |
4.图像拼接 | 对大幅面档案采用分小幅扫描形成的多幅图 像进行拼接，图像完整，拼接无误 | |
5.裁边 | 对档案修补或扫描等形成的，超出页面正常边距，无内容、多余的边进行裁切，缩小文件容量 | |
适用标准、规范 | 《纸质档案数字化技术规范》、《宁夏回族自治区纸质档案数字化操作规范（试行）》等 | |
验收小结 | 验收人： （签名） 年 月 日 | |
纸质档案数字化验收登记表（4）
图像存储验收表
验收内容 | 验收要求 | 是否符 合要求 （√／×） | |
1. 存储格式 | 黑白 | 灰度/彩色 | |
TIFF | JPEG | ||
2.图像文件命名 | 立卷改革前，每一份文件以传统卷文件级档号命名，即：全宗号-目录号-案卷号-起始页次，其中全宗号为足4位，目录号为足3位，案卷号为足4位，起始页次是某一案卷中某一份文件的起始页号，为足3位，（不足位要在前加‘0’补足位），组成项中间由半角的减号字符分隔开；立卷改革后，每一份文件以简化整理文件级档号命名，即：全宗号-年度-保管期限-机构（问题）-件号，没有按机构或问题分类的单位，简化整理文件级档号由全宗号-年度-保管期限-件号组成。其中全宗号为足4位，年度为足4位，保管期限：永久用Y表示，定期的用30年，10年表示，件号为足3位，（其中全宗号、件号不足位要在前加‘0’补足位），组成项中间由半角的减号字符分隔开。其中2007年以后形成的文件, 保管期限按照国家档案局8号令要求执行。 | ||
3.图像文件夹建立及命名 | 立卷改革前，文件以两级文件夹保存：以全宗为单位建立第一级文件夹，以“全宗号-全宗名称-保管期限”命名。全宗文件夹下，每个案卷形成第二级文件夹，以“案卷号”命名。立卷改革后，文件以两级文件夹保存：以全宗为单位建立第一级文件夹，以“全宗号-全宗名称-保管期限”命名。全宗文件夹下，每个年度形成第二级文件夹，以“年度”命名。 | ||
适用标准、规范 | 《纸质档案数字化技术规范》、《宁夏回族自治区纸质档案数字化操作规范（试行）》等 | ||
验收小结 | 验收人： （签名） 年 月 日 | ||
纸质档案数字化验收登记表（5）
目录建库验收表
验收内容 | 验收要求 | 是否符 合要求 （√／×） | |
1.档案著录 | 著录 项目 | 著录项目齐全，包括档号，（归档号）、责任者、题名、时间、页码或页数以及其他行业标准或业主要求 | |
档号 | 档号准确、规范?格式与命名其数字图像文件的档号格式一致，符合相关规范要求? | ||
题名 | 题名准确、全面揭示文件内、文字通顺、规范简洁，字数不超过127个中文字 | ||
责任者 | 机关、团体责任者必须用全称或规范通用简称，个人责任者只录姓名 | ||
时间 | 时间以公元纪年，无时间但能够从档案内容中考证出来的，要求填注考证时间，无法考证的则以“00000000”替之 | ||
页码或页数 | 用阿拉伯数字录入，传统案卷卷内文件目录填写每份文件的起始页号，最后一件填写起止页号，归档文件如实填写每份文件的页数 | ||
2.数据格式 | 目录建库应选择通用的数据格式，所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档或DBF文件格式进行数据交换 | ||
3.目录数据质量检查 | 采用人工校对或自动校对的方式?对机读目录数据库的建库质量进行检查?核对著录项目是否完整，内容是否规范、准确?是否有漏录、错录等问题，对错录、漏录的数据进行修正、补录 | ||
适用标准、规范 | 《档案著录规则》、《宁夏回族自治区档案机读目录移交与接收办法(试行)》、《宁夏回族自治区纸质档案数字化操作规范（试行）》 | ||
验收小结 | 验收人： （签名） 年 月 日 | ||
纸质档案数字化验收登记表（6）
数据挂接验收表
验收内容 | 验收要求 | 是否符 合要求 （√／×） |
1.汇总挂接 | 汇总数字化完成的所有图像数据和目录数据通过相应的软件自动搜索、加入对应的电子地址信息等功能，实现目录数据库与图像数据库批量、快速的挂接 | |
2.挂接质量 | 以抽检的方式检查数据挂接的总体质量，抽检的比率不得低于数据总量的5%，检查目录数据库与图像文件是否有挂接错误，图像文件的命名与其目录数据的档号是否一致，一份文件的图像文件是否完整、顺序正确、无缺漏或多余页等 | |
适用标准、规范 | 《纸质档案数字化技术规范》、《宁夏回族自治区纸质档案数字化操作规范（试行）》等 | |
验收小结 | 验收人： （签名） 年 月 日 | |
纸质档案数字化验收登记表（7）
数据备份验收表
验收内容 | 验收要求 | 是否符 合要求 （√／×） |
1.备份范围 | 目录数据和全文数据 | |
2.日常备份 | 每天形成的数据备份到计算机硬盘或业主指定的存储位置 | |
3.成品备份 | 数据挂接并验收合格后，进行多套备份，至少3套，存储至脱机介质上 | |
4.数据检验 | 备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否正确 | |
5.备份标签 | 备份介质有规范的标签 | |
6.备份登记 | 填写日常数据备份和成品数据备份管理工作登记表单 | |
7. 档案整理登记 | 制作并填写档案数字化整理过程登记表单，详细记录档案的目录更正、拆除装订情况以 及每份文件的起始页号、页数、扫描方式等 | |
适用标准、规范 | 《电子文件归档与管理规范》、《宁夏回族自治区纸质档案数字化操作规范（试行）》等 | |
验收小结 | 验收人： （签名） 年 月 日 | |
纸质档案数字化验收登记表（8）
综合测评表
档案全宗名称 | |||||
数据总量 | 抽检量 | 抽检率（%） | |||
目录（条） | |||||
全文（页） | |||||
主要技术指标 | 合格数 | 合格率 | |||
图像 分辨率 | 彩色(≥300dpi) | ||||
黑白、灰度≥150dpi | |||||
图像存储格式 | 黑白(TIF) | ||||
灰度(JPG) | |||||
彩色(JPG) | |||||
还原效果 | 等于或优于复印效果 | ||||
目录与图像挂接 | 准确性、完整性 | ||||
图像处理 | 去污、纠偏、清晰度等 | ||||
综合质量评估 | 符合性选项 | ||||
目录结构的规范性 | □符合 □基本符合 □不符合 | ||||
介质及存储格式的规范性 | □符合 □基本符合 □不符合 | ||||
数据备份的完整性 | □符合 □基本符合 □不符合 | ||||
测评结果分析与建议 | |||||
汇总合格率：% | 测评人：? ?（签名）?审定人：? ? （签名）? 年 月 日 | ||||
纸质档案数字化验收登记表（9）
验收组成员名单
验收组职务 | 姓 名 | 单 位 | 职称/职务 | 本人签名 |
纸质档案数字化验收登记表（10）
验收意见和结论
验收意见： 验收结论? 1.验收合格（ ）?2.需要复议（ ）? 3.验收不合格（ ） 组长（签名）：?? 年 月 日 | ||
签 章 （字） | 承担单位： 年 月 日 | 业主单位： 年 月 日 |
