宁档发〔2016〕52自治区档案局、自治区国资委关于印发进一步加强区属国有企业档案工作的通知
关于进一步加强
区属国有企业档案工作的通知
为了进一步规范区属国有企业档案工作，贯彻落实《中华人民共和国档案法》和自治区党委办公厅、人民政府办公厅《关于加强和改进新形势下全区档案工作的意见》，促进档案工作更好地为企业改革发展和我区经济社会发展服务，现就加强区属国有企业（以下简称国有企业）档案工作提出如下意见：
一、充分认识做好国有企业档案工作的重要意义
（一）做好国有企业档案工作是适应我区经济建设发展新形势的必然要求。随着我区国有企业的迅速发展，以及产业结构调整步伐的加快，我区呈现出经济社会快速发展，建设项目规模增大，项目科技含量提高，信息技术高速发展的新态势。国有企业作为公有制经济的主体，对我区经济建设和社会发展起着重要的支撑和引领作用。国有企业档案是国家档案信息资源和国有资产的重要组成部分，是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录,是企业有形资产的记录、凭证和无形资产的载体，是企业经营智慧和发展思想的结晶,是国家、社会的重要历史财富和企业资产的重要组成部分。国有企业档案在企业发展中起到了重要作用。
（二）做好国有企业档案工作是国有企业应尽的义务和责任。国家法律法规明确规定，国有企事业单位的档案归国家所有，列入国有资产管理范围, 加强企业档案工作是实现国有资产保值增值的重要基础性工作。做好企业档案工作，是国家法律法规赋予的法定职责，要从法制的高度去重视国有企业档案工作。
（三）做好国有企业档案工作是提升企业软实力的内在要求。企业档案全面记录了企业发展历程，反映了企业的成长历史，承载了企业的智力成果，是企业软实力的重要载体和源泉。做好企业档案工作不仅可为企业的生产经营、研究开发、技术创新、改制重组、权益保障等工作提供有力保证，还可为弘扬企业精神、宣传企业文化、塑造企业品牌、增强企业凝聚力发挥不可替代的作用。要切实增强做好新形势下企业档案工作的责任感和紧迫感，高度重视，切实加强企业档案工作，更好地为企业改革发展服务。
二、国有企业档案工作的总体要求和基本原则
（一）总体要求
国有企业档案工作必须紧紧围绕企业改革发展和稳定的大局，以贯彻落实《关于加强和改进新形势下全区档案工作的意见》为重点，进一步强化机制，夯实基础，提高档案收集、保管和信息化建设水平，构建覆盖企业各项工作和各所属单位的档案信息资源体系、方便利用服务体系和档案安全体系，使档案工作在企业生产经营和国有资产保值增值中发挥最大效益，为我区经济社会又好又快发展做出新的贡献。
（二）基本原则
1.统一领导。我区国有企业档案工作在自治区档案局监督指导下，以企业资产和产权关系为纽带，实行统一领导和管理，各区属国有企业对所属子、分公司档案工作实行统一管理。档案保管形式可由各区属国有企业建立档案馆，集中保管本级及所属子、分公司全部档案；也可实行分级保管，各区属国有企业集中统一保管本级全部档案，并对所属子、分公司档案工作进行监督、指导和检查，所属子、分公司可分别集中统一保管本企业的全部档案。
2.齐全完整。企业必须制定科学的、符合企业实际的归档制度，明确企业文件形成、归档责任，并将其纳入企业标准化管理内容，确保应归档文件材料齐全、完整、准确、系统。
3.安全保管。企业要建立健全档案安全体系和档案安全应急处置预案制度，确保档案实体和信息的安全。
4.满足利用。企业应大力推进档案信息化建设，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，在维护国家、企业和职工利益以及遵守保密规定的前提下，积极为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。
三、加强领导，健全机制，进一步规范档案管理工作
（一）建立企业档案工作组织领导体系。各区属国有企业对所属子、分公司档案工作负总责。应明确一名领导分管档案工作，建立健全档案工作机构，配备相应的专职档案人员。各子、分公司也要明确一名领导分管档案工作，配备与工作相适应的专职或兼职档案人员，建立以母公司档案部门为核心、子、分公司专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系，形成系统有人抓，层层有人管的档案工作网络。
（二）明确企业档案工作管理职责。国有企业要按照国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业整体发展规划和工作计划，纳入企业议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的岗位责任制和考核机制。创造必要条件，保障档案工作正常开展、持续发展。建立企业文件形成、积累和归档责任追究制度，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员履职情况进行考核。
（三）确保档案实体和信息安全。国有企业要设立独立的档案库房，库房面积应满足档案工作发展需要，留有存储空间。并配备必要的档案防护设施设备，达到防火、防盗、防水、防潮、防光、防尘、防高温、防有害生物、有害气体等防护功能的要求。纸质档案要采用符合国家标准的无酸卷盒存放；照片、声像、电子文件等特殊载体档案，要用符合保管要求的档案装具单独存放，并进行数字转换，尽最大努力延长档案的寿命。要分别设立档案阅览室和工作人员办公室，企业档案馆还应设置档案业务技术用房。企业档案部门应配备提供与接收电子文件、多媒体等电子信息档案相适应的设备和运行环境，以保证已接收的电子文件、多媒体等电子信息的可读、可视性。
（四）加强国有企业档案人员队伍建设。要制定档案队伍建设规划，有计划地培育和引进人才，注重培养、鼓励和支持优秀人才到档案部门工作。要把档案人员的专业培训纳入企业员工培训计划，定期选送档案人员参加档案在职培训和更高层次的专业学历教育，支持档案人员申请评聘档案专业技术职务，培育一支高水平的企业档案专业人才队伍。对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的集体或个人，应依据《中华人民共和国档案法》给予表彰和奖励，并尽量保持档案人员的相对稳定。
四、改进完善，开拓创新，不断提高档案工作业务水平
（一）完善收集归档工作。国家档案局为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，于2012年颁布了10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。国有企业应依据国家和我区、行业的有关规定，结合本企业经营管理范围和业务活动的具体情况，贯彻10号令，制定本企业文件材料归档范围和保管期限表，并随着企业发展和业务拓展适时调整完善，确保归档文件材料全覆盖。特别要注意把涉及人的文件材料收集归档齐全，并适当延长保管期限。要加强对照片、声像、实物等特殊载体档案的收集归档工作。制定的本企业文件材料归档案范围和保管期限表要报送自治区档案局和自治区国资委备案。
（二）做好改制和退出企业的档案工作。随着我区经济社会加快发展和市场经济体制的逐步完善，一些不具备存续条件的国有企业按照程序退出市场。退出企业中，有很多有影响的传统行业和老企业，有的曾经为我区乃至国家经济发展作出过重大贡献。这些行业和企业多年来积累的档案资料中，包含企业管理、行业政策、传统工艺、生产技术、注册商标、知名品牌、企业文化等无形资产的详尽记录，是全区档案信息资源的重要组成部分。这些档案如果得不到妥善保管和保护，一旦散失和损毁，将会造成无法弥补的重大损失。因此，要从为企业负责、为历史负责的高度重视和切实做好退出企业档案处置工作。各企业应加强对改制和破产企业档案工作的领导，将档案工作列入改制退出企业工作议事日程，提出档案处置方案，并指定专人负责监督档案处置实施过程。档案的归属与流向按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》和《宁夏回族自治区国有企业档案工作规定》的有关要求办理。为确保档案安全，对本系统退出企业的档案,各企业要实行集中统一管理,采取有效措施，保障企业档案不流失、不损毁，方便利用。
（三）加强项目建设档案的管理。国有企业应按照《宁夏回族自治区重大建设项目档案验收工作实施细则》的要求，建立以项目法人为主体的项目档案管理机制，确保项目档案管理工作落在实处。在下达项目工作计划、检查项目工程进度时要同时部署、检查档案的收集、积累工作进度与质量；在项目验收时，要把项目档案验收纳入验收程序,提前做好档案专项验收准备工作。
（四）积极主动提供档案服务。国有企业档案部门要紧紧围绕企业中心工作、重点工作和攻关项目，充分挖掘档案资源，及时编辑各类档案汇编资料，主动为领导决策和企业发展提供档案信息服务。要充分利用档案信息举办专题展览或制作多媒体宣传品，为企业文化建设提供信息支撑。要逐步建立健全档案检索体系，通过计算机检索、网络检索和手工检索等形式，全面、及时、准确地满足利用者需求。利用档案资料时应严格遵守国家保密法律法规，设定档案利用审批程序，处理好利用和保密的关系。
（五）加强企业档案信息化建设。国有企业应将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，将档案管理系统和企业信息化系统，同步规划、同步实施、合理整合、有效利用。加强档案管理软件的开发，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。要参照国家有关电子文件、电子档案管理标准，积极研究并加强对企业OA、ERP、PDM、MES等信息系统形成的电子文件和数据的管理与归档保存。根据档案保管和利用的实际需要，有步骤、分阶段地对传统载体档案实施数字化。做好电子文件的备份、安全防护和灾难恢复工作，构建企业信息化服务平台，有效整合和管理企业各类电子文件，实现和强化档案信息资源网络化的共享服务。
五、密切合作，加强指导，积极为国有企业档案工作发展服务
自治区档案局加强监督指导，自治区国资委积极配合，发挥各自优势，推动我区国有企业档案工作向规范化、信息化方向发展。国有企业在兼并、重组、改制、破产等过程中，档案应列为企业的重要资产，按照有关规定做好档案处置工作，防止企业档案损毁、丢失。要结合企业档案多样化要求，按照简约、易行、实用原则，监管和引导企业开展符合现代企业制度和管理模式的档案工作。深入企业开展专题性调查研究，及时提出企业档案工作发展对策，为我区国有企业档案工作提供战略性、政策性引导服务。使档案在助推企业健康、持续发展的同时，更好地发挥国有企业在公有制经济中主体地位的作用，为增强我区国有企业经济活力、控制力、影响力和抗风险能力服务。
