宁档发〔2014〕5号关于加强档案托管中的安全管理

关于加强档案托管中的安全管理

杜绝失泄密隐患的通知

各市、县（区） 档案局，区直各部门，各中央驻宁企业及自治区属国有企业：

近年来，随着档案数量的快速增长和受本单位档案库房容量的限制，一些单位将档案寄存在专门开展档案保管服务的机构(以下统称档案保管服务机构)，委托他们进行管理，这对缓解部分单位库房紧张起到了一定作用，但有的单位把涉密或敏感档案也委托给不具备保管涉密档案条件甚至背景复杂的档案保管服务机构管理，存在不少安全隐患。针对档案托管过程中出现的问题，国家档案局下发了《关于加强档案托管中的安全管理，杜绝失泄密隐患的通知》（档函〔2013〕271号），对此项工作提出了明确的要求。为贯彻国家档案局文件精神，结合我区具体情况，现就有关事项通知如下。

    一、各市、县（区）档案行政管理部门、各区直机关档案管理部门、自治区属国有企业档案管理部门，要立即通知本级业务指导范围的机关、企业、事业单位或所属单位档案部门，对已实行托管的档案情况进行一次检查。如所托管档案中有涉密或敏感内容，应按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家其他有关涉密管理的规定保管，一律不得将带有涉密或敏感内容的档案托管在不具备保管涉密档案条件甚至背景复杂的档案保管服务机构，做到涉密的不托管，托管的不涉密。

    在将非涉密档案托管时，应采取如下措施：

    (一)认真审核档案保管服务机构的保密资质、条件及背景情况。

    (二)档案运往档案保管服务机构托管前，应对档案箱(盒)密封并盖章。

    (三)档案所有方与档案保管服务机构应签订安全保密协议。协议应规定档案保管服务机构在档案所有方不在场或未征得档案所有方同意，不得私自调(拆)阅所托管档案案卷(卷盒)。还要明确档案保管服务机构要对其聘用的工作人员进行身份审查和登记备案，与其签订保密协议。

    (四)档案托管期间，档案所有方应定期对档案保管服务机构的档案存放地和档案箱(盒)密封情况进行检查，一旦发现安全或泄密隐患，应责成档案保管服务机构限期整改，整改不到位的．应撤回所托管档案。

    (五)将到期档案销毁工作外包给档案保管服务机构的，应严格履行现场监销程序，即档案销毁时档案所有方人员应在场，并确定档案信息和载体销毁至无法恢复方可离开。

二、各市、县（区）档案行政管理部门应按照本通知要求，尽快组织检查工作，将单位业务指导范围内的档案托管寄存现状、存在问题、整改措施等形成书面材料，于2014年3月30日前报自治区档案局；区直各部门、中央驻宁企业及自治区属国有企业在自查基础上，将书面材料于2014年3月30日前直接报自治区档案局。从今年起，我局将会同有关单位陆续开展档案托管寄存专项抽查。对违反本通知规定，违规进行档案托管寄存的，除在一定范围内给予通报外，依法追究违规单位直接责任人员和相关领导的责任。

联系人：孙源　赵立薇

联系电话：0951－6667017　6667025

电子邮箱： nxdajg_ywc@126.com

宁夏回族自治区档案局

2014年２月20日