关于在全区推行立卷改革工作的通知
宁档发[2002]14号
各市、县（区）档案局，区直各机关、企业事业单位：
为了推进我区档案管理现代化进程，提高档案管理工作的效率适应各单位办公自动化发展的需要，根据国家档案局关于立卷改革的精神，我局决定自2002年1月1日起，在全区范围内推行立卷改革工作，现将有关事宜通知如下：
一、年内在区直机关各单位全面推行立卷改革，2001年之后形成应归档的文件材料须采用新的立卷方法，并将已形成的档案目录向档案馆移交。2001年之前形成的应归档的文件材料，仍按《机关档案工作业务建设规范》要求整理。
二、各市、县（区）档案局要抓好立卷改革试点，在试点的基础上，总结经验，逐步全面推行。
三、归档文件整理方法改革要以计算机管理为前提，应使用我局认可的档案管理软件，以便于全区档案目录数据的统一接收。
四、行业系统已有的办公自动化软件，其档案管理模块的功能要符合国家档案局的规范要求，应能满足立卷改革的要求。
五、行业系统可结合当地的实施细则，制定本行业细则。
附：《宁夏回族自治区归档文件整理规则实施细则》（试行）。
二00二年五月二十三日
宁夏回族自治区归档文件整理规则实施细则（试行稿）
一、目的
为做好文书立卷改革工作，依据国家档案局《归档文件整理规则》结全我区实际，特制定本办法。
二、适用范围
本细则适用于全区各级机关、团体和其他社会组织。企业事业单位可参照执行。
三、归档文件定义解释
1、归档文件：立档单位在职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的应作为文书档案保存的纸质文件材料。
2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒，上架入柜，使之有序化的过程。
3、件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。下列情况均可为一件：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文为一件。为一件，是指实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
四、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
五、质量要求
1、各立档单位应根据国家和自治区档案行政管理部门的有关规定、规范制定本单位《文件材料归档范围》、《分类方案》等业务规范性文件，以保证整理工作的质量。
2、归档文件应齐全完整。对于破损的文件应进行修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
3、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合档案保护的要求。
六、整理方法
1、分类
根据《规则》规定，年度、保管期限和组织机构（问题）为基本的分类方法。其中年度、保管期限为必选项目，机构（问题）为选择项目。归档文件分类要求采用年度—保管期限—机构（问题）三级分类法或年度—保管期限二级分类法。同一全宗应保持分类方法的稳定。
（1）凡内设机构比较健全、职能分工明确且文件数量较多的单位，可采用年度—保管期限—机构三级分类法：即先将归档文件按年度分开，在年度下分保管期限，再在不同保管期限下按机构分类。
（2）内设机构比较简单或职能交叉且文件数量较多的单位，采用年度—保管期限—问题三级分类法：即先将归档文件按年度分开，在年度下分保管期限，再在不同保管期限下按问题分类。
（3）职能单一或年度形成归档文件数量少的单位，可采用年度—保管期限二级分类法：即先将归档文件按年度分开，再在年度下按保管期限分类。采用二级分类法时，同一期限的归档文件问题仍应保持相对集中。如党九类文件、行政管理类文件、业务类文件等等。
2、装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后。重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件；正文在前，附件在后。如果附件较多或者太厚不易装订时，也可各为一件；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；文件处理单应与正文共为一件；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，少数民族文字文本或外文本在后。
（1）装订前应将“件”内的各页按一定的方式对齐，使于利用。采用左上角装订时，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。为维护归档文件的原貌，整理时不要求切边和贴边。
（2）装订采用封套、不锈钢夹或线装等形式。
3、排列
归档文件应在分类方法的最低一级类目内，即“三级分类法”的机构（问题）级内，“二级分类法”在不同的保管期限内，以事由为主，结合时间、重要程度等因素排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列于相应的类目中。
（1）同一事由归档文件排列
同一事由归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序，形成日期在前的文件排列在前，形成日期在后的文件排列在后；或按文件的重要程度排列，重要性的、结论性的文件排列在前，其他文件排列在后。
（2）不同事由归档文件排列
①按不同事由形成时间的先后顺序排列。
②按事由的重要程度排列：将主要职能或重要活动形成的文件排在前，其他工作形成的文件排在后，或将综合性工作排在前，具体业务工作排在后。
4、编号
归档文件应按排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖我区规定的归档章并填写相关内容。（见图一）
（1）室编件号
室编件号应在分类方法的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标识。
采用“年度—保管期限—机构（问题）分类”，室编件号应在同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）内，从“1”开始逐件编流水号。如：永：党组1、办公室1、文档处1……长：党组1、办公室1、文档处1……短：党组1、办公室1、文档处1……等。
采用“年度—保管期限”分类时，室编件号永久保存的从“1”开始编流水顺序件号，长期保存的从“1”开始编流水顺序件号，短期保存的从“1”开始编流水顺序件号。
（2）馆编件号
馆编件号主要出于馆室衔接的需要。如果进馆前某一个或几个类目的档案调整比较大，可以只将这些类目的件号、目录进行调整，其他的不动。重编的件定为“馆编件号”。
（3）编号的必备项目
规定的必备项目包括全宗号、年度、保管期限和室编件号、盒号、页数。
①全宗号：档案馆给立档单位的代号。新组建的单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，可暂不填写，留待同级档案馆给定全宗号后再行填写。
②年度：填写此项时，一律采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。如2001年。
③保管期限：填写保管期限为永久、长期、短期3种的简称或代码（永久代码为Y，长期代码为C，短期代码为D）。
④件号：室编件号，即归档文件的排列顺序号。
⑤盒号：即档案盒排列的顺序号。
⑥页数：即单位文件总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计；大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前的页面数计算页数；来文与复文、正本与定稿、原件与复制件等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。收文处理单要计算页。
（4）编号的选择项目
①机构（问题）为选择项目。
机构：应按照分类方案，填写作为分类方案类目名的机构名称。机构名称太长，可使用规范的简称。
②问题：归档文件所反映出的主要问题，某个内容的归档文件问题应与上一年度归类问题的标识相一致。
（5）归档章的项目与填写方法
填写方法：填写归档章项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料。即碳素墨水或兰黑墨水。
（6）归档章的格式
归档章长45mm，宽16mm，分为均匀的8格。各项在归档章的位置不得打乱（见图一）。
（7）盖归档章的位置
归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。有文件处理单的，可放在最前面作为首页，在其上加盖归档章。归档章以不压文件字迹为宜，也不宜与批示文字或收文章交叉。
5、编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
（1）编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。
（2）归档文件目录设置盒号、件号、文号、责任者、题名、日期、保管期限、页数和备注项。
①件号：在机关档案部门整理归档时编制的目录中，件号是指室编件号。
②责任者：制发文件的组织。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关。填写此项时一般应使用全称或通用的简称，不能使用“本部、本局、本公司”等含义不明的简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者多时可适当省略。但立档单位是责任者的必须抄录。
③文号：文件的发文字号。填写时照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。
④题名：文件标题。文件一般只有一个题名（正题名），填写目录题名时应照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名。在正题名能够反映文件内容时，副题名一般不抄录，反之则一并抄录。并列题名即以其他语言书写的题名，需要时与正题名一并抄录。有的文件没有题名，或题名含义不清，要根据文件内容重新拟写或补充题名，并将新拟或补充题名加“[ ]”号填写在目录中。在正件与附件作为1件时，如果正件题名不能反映附件内容，可在正件题名后抄录附件题名并加（）。
⑤日期：文件的形成日期（文件的落款时间）。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，为避免日期项占用的列宽过长，影响其他项目的填写，可将表示月、日的数字回行填写，即填写为两行，如：20010107。
⑥页数：页数项填写一件文件的总页数。
⑦备注：注释文件需说明的情况。
（3）归档文件目录的格式。目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。归档文件目录一律打印，一式三套（见图二）。
（4）归档文件目录应单独装订成册并编制封面。其方式是按保管期限分别装订，用口取纸来区分不同年度、不同机构（问题），或者在目录表格的右肩上标注年度、机构（问题）名称加以区分。
（5）归档文件目录封面的格式：目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项。其中全宗名称栏为使用全称或规范化简称填写立档单位的名称。封面用纸幅面尺寸统一为国际标准A4型（见图三）。目录用纸应选择质地优良、耐磨损的纸张。
6、装盒
将归档文件按照室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。
（1）归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归位时，将其按顺序号装入相应档案盒中。
（2）装盒的要求：不同年度的归档文件不应放入同一档案盒。不同保管期限的归档文件不应放入同一个档案盒。
分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一个档案盒。
（3）装盒应注意的问题：装盒应视文件的厚度选择适宜的档案盒，装盒后站立放置时不至于使文件弯曲受损。档案盒只是归档文件的装具，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，应按照排列的先后顺序，依次装盒。
（4）档案盒格式：档案盒封面应标注全宗名称。档案盒的外形尺寸是长×宽为310mm×220mm，盒脊厚度一般为20mm、30mm、40mm等（见图四）。
①档案盒根据摆放方式的不同，分竖式和横式两种（见图五、图六）。设置盒脊项目的位置也不同。档案盒横放更有利于档案的保护。盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，还设置了机构（问题）选择项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接。盒号即档案盒排列的顺序号。盒号一般按照档案上架排列后的顺序分保管期限流水编号。，
②档案盒的制成材料：档案盒应采用无酸纸制作。
（5）备考表（见图七）。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、起止件号、整理人、检查人和日期。
①盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
②整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
③检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
④日期：归档文件整理完毕的日期。
七、本实施细则自发布之日起施行。
八、本实施细则由宁夏回族自治区档案局负责解释。
